週報をExcelからgoogleスプレッドシートに変更したお話

こんにちは。

皆さん週報どうしてますか?

私は最近、形式をExcelからGoogleスプレッドシートに変えました。

今日はその成り行きをつづっていきたいと思います。

ちょっとした不満

私はSESでクライアント先に常駐にしているため、業務報告として毎週会社に週報を提出することになっています。

週報はExcelファイルで、提出方法はメールに添付する形です。

私が常駐しているクライアント先はセキュリティ上PCからインターネットに繋げない環境です。

そう、業務時間内に週報を提出できない環境なのです。

提出するときは自宅のWindowsPCで作業するしかありません。

週報を提出すること自体は問題ないのですが、できれば業務時間内にやりたいなぁ・・・と、思ってました。

代替案を模索

クライアント先はスマホが使えるので、スマホから週報が提出できるようになればいいと考えました。

色々と調べましたが、お金がかかるものだったり、手間がかかるものだったりと、しっくりくるものがありませんでした。

自分で調べても埒が明かず、会社に何か良い案を出してもらえるよう相談したところ、「お好きにどうぞ」という回答を頂きました。

googleスプレッドシートにしよう

好きにしていいと言われたので、お金はかけずにWEB上で使えるものを探していた矢先、入会しているオンラインサロンでたまたま話題に上がっていたGoogleスプレッドシートを使ってみることにしました。

googleスプレッドシートはgoogleアカウントがあれば使えます

また、googleアカウントが無くても閲覧できるので、会社の人を閲覧者として招待すれば週報を見てもらえます。

(ただしその場合、リンクの共有を「オン – リンクを知っている全員」しないとダメです。
※このリンクを知っている人のみが閲覧などができ、Googleアカウント不要のログイン無しで閲覧や編集ができるものです。詳しくは下記サイト参照)

使い方もExcelとほぼ一緒のためすんなり導入できました。

作り方はこちらを参考に。

 創作エクセル工房素牛庵 
Googleスプレッドシート使い方講座 第1回 ファイルの作成
https://kantan-shikaku.com/ks/gss-make-file/
Googleスプレッドシートの使い方を、基本から紹介していきます。今回はまず1回目で、ファイルを作成して名前を付けるところまでです。

googleスプレッドシートにしたことによる変化

以前は

  1. 自宅のPCで週報作成
  2. 週報をメールに添付して送信

だったのですが

今は

  1. クライアント先でスプレッドシート入力
  2. スクリプトでメール一斉送信

になりました。

良かったこと

業務時間内に週報が提出できることと、

Googleスプレッドシート上から週報作成からメール送信まで一括して行えるということ。

何気に「メールソフトを開いて、ファイルを添付する」というのが結構手間だったことに気付きました。

あとGASに触れられたことです。

評判は聞いていたのですがなかなか腰が上がらなかったのでいい機会でした。

プログラミングも簡単だし、改良の余地もありそうです。

参考記事

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